手配漏れの対処法｜発覚後すぐやるべき初動対応【若手営業向け】

※この記事を読めば「何からやるべきか」「誰にどう伝えるか」が5分で整理できます。

結論：手配漏れに気づいたら、まず「状況整理→上司共有→最短手配」の順で動くことが重要です。

入社して間もない頃、手配漏れで納期トラブルを起こした経験はありませんか？

営業マンとして気絶したくなるランキング上位の「手配漏れ」
気づいた瞬間顧客納期と睨めっこ。迫り来る納期。余裕のないリードタイム。

正直な謝罪か？嘘に嘘を重ねて走りきるか？

取れる選択肢の狭まる息苦しさから学んだ実体験を書いていきたいと思います。
正解ってないと思いますので体験談としてこういうやり方もあるんだ〜。という程度でお読みください。
「手配漏れに気づいたけど、何から手をつければいいか分からない」そんな若手営業の方向けに書いています。

手配漏れの対処法（中堅編）はこちら

手配漏れに気づいたらやること(状況整理)

• 状況整理（納期・注文日・メーカー確認）
• 上司に即共有（判断を仰ぐ）
• メーカーへ最短納期で手配依頼
• 顧客へ事実＋納期をセットで報告

手配漏れで焦る気持ちは分かりますが、まずは冷静に上記4つのポイントを確認してください。

この順番で動けば被害は最小化できます。

この初動を間違えると、「信用低下→取引縮小」まで一気に進む可能性があります。

特急で状況を伝えるメールテンプレ（仕入先送付Ver）

件名：至急：納期前倒しのご相談

〇〇様

お世話になっております。
△△の件で手配漏れが発覚し、至急対応が必要な状況です。

■対象製品：
■希望納期：
■現在の状況：

最短でのご対応可否をご教示いただけますでしょうか。

顧客への状況連絡Ver

〇〇様

お世話になっております。

本件につきまして、当社手配の不備により納期遅延が発生する見込みです。
現在メーカーと最短納期での調整を進めております。

現時点での最短納期は〇月〇日となる見込みです。

ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
進展があり次第、即時ご連絡いたします。

納期トラブルは突然やってきます

ほぼ100％の方がこの連絡で気づくと思います。
顧客からの「納期確認」

もう頭は完全にパニックです。そしてこういう製品に限って長納期製品なんですよね。
ここで慌ててはいけません。
現実逃避をしたくなる気持ちを必死に抑えてどうするかを考えます。

手配漏れの具体的な対処法

ここからは実務として実際の手配漏れに対してアプローチをしていきます。

望みが薄いが実現できれば解決する方法

• 社内で同じ製品を手配している人を探し先にもらえないか相談する
• メーカー営業マンに自分以外の顧客で同じ製品を手配があるか確認してもらい融通してもらえないか確認する

正攻法

• メーカーに正直に説明し、最短納期で、手配をお願いし納期調整
• 顧客に事情を説明し、生産計画の変更を打診
  ※この方法はメーカーにある程度確約できる納期を聞いてから、顧客にこの納期ならOKを提示しないと詰みますので要注意
• 市場などの在庫を購入し急場の最低必要数を納品し、正規品を最短調整

私の経験になりますが、正攻法で進めるのが無難です。
この手のトラブルは時間との勝負ですので望み薄の選択肢を調べている暇があったら、最短納期で手配を入れて調整をするがベターです。

やってはいけないNG行動3選

これをやってしまったら、社内外の信頼を一気に失い、あなたの営業マンとしてのキャリアに大きく影響します。

絶対にやめてください。

トラブルが成長の種になる

上記で記載した内容については正直先輩や上司にやってもらった方がスムーズに進みます。
ですがここで対応から逃げてしまうと成長のチャンスが減ってしまいます。

今回のトラブルで成長できる可能性があるのは主に2つです

①顧客とのコミュニケーション能力

正直ミスを説明するのは怖いです。

私も何回も経験していますが、その都度心臓飛び出そうなくらい鼓動が聞こえます。
ですが、冷静に考えてみてください。

このトラブルで命まではとられません。せいぜい担当の方に怒られるくらいです。

ここで担当が一番知りたいのはズバリ「その製品がいつ入荷するの？」この一点につきます。

その為ミスを取り返すためにしっかりと状況を説明し、納期を提示する事で、
顧客側でもその納期で生産が間に合うのかを検討することが出来ます。

こういったトラブルからの会話って正直めっちゃリアルです。仕事の緊迫感が普段の仕事と比じゃないです。

この経験をするかしないかでその後のトラブルの対応方法も変わりますし、顧客との信頼関係構築にも影響します。
逃げるのではなく、しっかりと顧客に向き合い誠実な対応をすれば無碍にはされません。

②メーカー担当との関係

普通の仕事をしているだけでは正直信頼関係構築にはかなり時間がかかります。
先ほどの顧客と同様ですが、トラブルの時に助けてくれないという事はほぼありません。

ですが、どこまで親身にやってもらえるか？はコミュニケーションの回数に依存すると思います。
トラブル処理を先輩上司にやってもらうときっとこう思われます。

こう思われると次回自分でトラブル処理をするときにも、
バイアスがかかってしまいます。そうなると所謂通り一辺倒の仕事しかしてもらえません。

• 調整はしてもらえるけどその後のフォローが悪い
• そもそも手配だけ処理して調整してくれない

こうなると顧客にもどんどん詰められて厳しい状況がずっと続きます。
そうならない為にもメーカー担当には自分の口で（メール）しっかりと伝えてお願いしてください。

私自身の経験ですが、とても苦手にしているメーカーでトラブルが起きました。
しかし逃げずに説明しお願いしたら親身に対応してもらい、事なきを得ました。
以降その人とはプライベートでごはんに行くようになりました。

トラブルは起きない方がいい。でもトラブルだけで終わらすのはもったいない。

最後になりますが、トラブルなんて起きない方がいいに決まってます。
でも必ず起きます。今回のように自分起因のものもあれば、そうじゃないものも。

そこでどう向き合うかによって、中堅社員になった時の厚みが変わります。
ぜひトラブルから逃げずに立ち向かって成長してください。
大丈夫です。命はとられませんから。

この記事は「若手編」です。キャリアに合わせたリカバー術の全体像はこちら